Совещание на английском: как понять коллег, взять слово и не потеряться на звонке

Для кого эта статья:

• Вас стали звать на совещания с иностранными коллегами, и вы молчите до самого конца.
• Вы понимаете, когда обращаются к вам, но теряете нить, когда коллеги спорят между собой.
• Вам предстоит рабочий звонок по-английски, а по телефону вы понимаете хуже, чем вживую.
• Вы хотите вежливо возразить коллеге, но знаете только «yes» и «no».

Вы пришли на совещание с готовой фразой о своём проекте. Пока до неё дошло дело, коллеги успели поспорить, перейти к следующему вопросу и вернуться к первому. Фразу вы так и не сказали, а что решили, поняли наполовину. Знакомо?

Как проходит совещание на английском и чего ждут от вас?

Совещание по-английски — meeting. Так называют и совещание в переговорной, и совещание по видеосвязи, когда каждый подключается из дома. Ведёт его chair, ведущий: он открывает совещание, спрашивает мнения участников и подводит итоги.

Этапы совещания ведущий называет английскими словами. Вот те, что стоит узнавать на слух.

Зачем знать эти слова, если совещание ведёте не вы? По ним вы понимаете, на каком этапе совещание. Ведущий сказал any other business: повестка закончилась, и если у вас есть свой вопрос, задать его можно прямо сейчас. Прозвучало action points: сейчас будут раздавать задачи, и свою пропустить нельзя.

Читайте такжеПрофессиональный английский: чем он отличается от общего и с чего начинатьЧем английский для работы отличается от того, что учили в школе, и почему термины в нём не главное, разобрано в обзоре профессионального английского.

Что говорят в начале совещания и при переходе к новому вопросу?

В начале ведущий говорит, зачем собрались и как будут обсуждать. Между вопросами он предлагает двигаться дальше. Эти фразы говорите не вы, но узнавать их нужно сразу: по ним вы понимаете, что тема сменилась.

• «Thanks for coming, everyone. So, we're here today to define the timeline for our new project» — спасибо, что пришли. Мы собрались, чтобы определить сроки нового проекта.
• «Well, I think the best way is for each of you to give your opinion and then we can discuss and make a decision» — думаю, лучше так: каждый скажет своё мнение, потом обсудим и примем решение.
• «Before moving on, does anyone have any questions they would like to ask?» — прежде чем перейти дальше: у кого-нибудь есть вопросы?
• «It's nearly time for lunch, so let's move to any other business» — скоро обед, так что перейдём к прочим вопросам.

Если ведущий говорит, что сначала выскажется каждый, значит, скоро спросят и вас. В этот момент повторите про себя свою фразу. А вопрос «Before moving on…» — последняя возможность спросить о том, что обсуждают сейчас. Если промолчите, совещание перейдёт к следующему вопросу, и вернуться к прежнему будет труднее.

Как взять слово на совещании?

Почему вставить слово так трудно? Пока вы собираете фразу, коллеги уже говорят о другом. В английском для этого есть выражение not get a word in edgeways: не суметь вставить ни слова, потому что другой говорит без остановки. Пример из словаря: «Rosa was talking so much that nobody else could get a word in edgeways!» — «Роза так много говорила, что никто не мог вставить ни слова!»

Поэтому фразу, с которой вы берёте слово, выучите наизусть. Тогда собирать её на ходу не придётся, и в паузу вы успеете. А если ведущий спрашивает вас сам, например «What do you think, Emiko?» («А вы что думаете, Эмико?»), просить слово уже не нужно. Вам его дали, говорите по существу.

Бывает и наоборот: слово просят у вас. Тогда отвечайте «Sure, go ahead» — «Конечно, пожалуйста». А если ведущий говорит «If you disagree, please speak up», это значит «Если вы не согласны, скажите». Это приглашение возразить, и им стоит пользоваться.

Как согласиться и как возразить на совещании?

Согласиться можно коротко. Возражать лучше в два шага: сначала признайте, что в словах коллеги есть смысл, потом скажите «но» и свою мысль.

Чтобы согласиться:

• «I think you're right» — думаю, вы правы.
• «Yes, definitely» — да, безусловно.

Чтобы согласиться отчасти:

• «I see what you mean, but…» — понимаю, о чём вы, но…
• «OK, maybe you've got a point there» — хорошо, возможно, тут вы правы.
• «Don't get me wrong, but…» — поймите меня правильно, но…

Чтобы возразить:

• «I'm not so sure» — тут я сомневаюсь.
• «I'm not convinced by that idea» — эта идея меня не убеждает.

Что сказать после «but»? Одну причину, лучше вопросом о деле: «I see what you mean, but how can we start phase one if we're not fully clear on where the project will take us?» — «Понимаю, о чём вы, но как начинать первый этап, если мы не знаем, куда приведёт проект?» На такой вопрос коллега ответит по существу.

Почему эти фразы стоит выучить готовыми? По шкале A1–C2 возражать дипломатично умеют с C1, второго уровня сверху. До него выручают заготовки: с ними вежливо звучит и простая мысль.

Как подвести итоги и не пропустить свою задачу?

В конце ведущий говорит, что решили, и раздаёт задачи. Свою задачу повторите вслух своими словами. Так вы проверите, что поняли её правильно, а если нет, ведущий сразу поправит.

Вот что звучит в конце совещания:

• «OK, so it's decided then» — хорошо, значит, решили.
• «Could you do the minutes, Daniel?» — Даниэль, запишете протокол?
• «That just about wraps it up for today» — на сегодня, пожалуй, всё.

Повторить свою задачу можно так: «So I'll get back to you with the figures on Friday» — «Значит, в пятницу я сообщу вам цифры». Если сроком была среда, вам скажут об этом здесь же, а не через неделю.

Протокол после совещания обычно рассылают участникам. Сверьте с ним свою задачу и срок. Если там записано не то, что вы поняли, напишите ведущему в тот же день.

Читайте такжеДеловая переписка на английском: что делать, когда шаблон кончилсяКак написать коллеге после совещания, напомнить о договорённости и не прозвучать резко, разобрано в статье о деловой переписке.

Что делать, если вы не поняли коллег?

Почему коллег понимать труднее, чем собеседника один на один? Когда человек говорит с вами, он видит, понимаете ли вы, и подстраивается: говорит медленнее, повторяет. Когда коллеги спорят друг с другом, под вас никто не подстраивается. А перебить их, чтобы переспросить, неловко: обращаются ведь не к вам. В шкале A1–C2 понимание чужого разговора описано отдельно и названо заметно более трудным.

Поэтому фраз, чтобы переспросить, нужно несколько, под разные случаи:

• «Sorry, could you just say that last sentence again please?» — простите, можете повторить последнюю фразу?
• «I'm sorry, I don't quite follow» — простите, я не совсем понимаю, о чём речь.
• «What do you mean by 'rightsizing the department'?» — что вы имеете в виду под «оптимизацией отдела»?
• «Would you mind speaking more slowly, please?» — вы не могли бы говорить помедленнее?

Вопрос «What do you mean by…?» нужен, когда коллега употребил слово, которого вы не знаете. Пример из словаря как раз такой: rightsizing — мягкое название сокращения штата. Таких слов нет в учебнике, а на совещании они звучат, и спросить о них нормально.

А если вопрос вы поняли, но ответа у вас сразу нет, отвечать на месте не обязательно. Скажите «I'll get back to you later with those figures» («Я сообщу вам эти цифры позже») и напишите ответ после совещания.

Читайте такжеВопросы для собеседования на английском: три типа и что они проверяютКак отвечать на вопрос, которого вы не ждали, и выиграть время на собеседовании, разобрано в статье о вопросах работодателя.

Телефонный разговор на английском: как вести рабочий звонок?

В шкале A1–C2 телефонный разговор описан отдельно от совещания, и умение переспросить входит прямо в описание уровней. На B1 вы справитесь с рабочим звонком, если можете время от времени переспросить. На B2 справитесь, если можете переспросить, когда акцент или термины незнакомы. А звонок с помехами на линии и непривычным акцентом шкала описывает на самом верхнем уровне, C2. Так что переспрашивать по телефону нормально на любом уровне.

Так начинают и ведут звонок:

• «Hello, Junko Mori speaking. How can I help you?» — здравствуйте, Дзюнко Мори слушает. Чем могу помочь? Так отвечают на звонок, называя себя.
• «Can I speak to Dan please?» — можно поговорить с Дэном? Если Дэн у телефона, он ответит «Speaking» — «Это я».
• «Hold on, I'll check in my diary» — секунду, посмотрю в ежедневнике.
• «I'm a bit busy — can I call you back later?» — мне сейчас неудобно, можно я перезвоню позже?

А это фразы на случай, когда плохо слышно:

• «Could you speak up?» — говорите, пожалуйста, громче.
• «Sorry, you're breaking up» — простите, вас плохо слышно, голос пропадает.
• «You're on mute» — у вас выключен микрофон.
• «Shall I spell that?» — продиктовать по буквам?

Свою фамилию, адрес или название компании предложите продиктовать по буквам сами, не дожидаясь, пока собеседник переспросит. А в конце звонка попросите подтверждение: «Can you send me a quick email confirmation?» — «Пришлёте мне короткое письмо с подтверждением?».

Если на звонке трое и больше, по-английски это conference call. По сути это то же совещание, только по телефону: с повесткой, ведущим и задачами в конце.

Какой уровень английского нужен для совещания?

Участвовать в совещании можно уже на A2. Всего в шкале шесть уровней, от A1 до C2: A1 и A2 начальные, B1 и B2 средние, C1 и C2 продвинутые. По этой шкале на совещании вы умеете вот что:

• На A2 вы говорите, что думаете, когда к вам обращаются напрямую, если при этом можно попросить коллег повторить главное.
• На B1 вы ясно излагаете свою точку зрения, но спорить вам ещё трудно.
• На B2 вы успеваете за оживлённым спором и понимаете, кто какие доводы приводит. Но вступить в обсуждение, где несколько человек не упрощают речь ради вас, бывает трудно и на этом уровне.

Если совещание на английском языке у вас первое, а уровень A2 или B1, отказываться не нужно. Нужно готовиться заранее. В той же шкале сказано, что на невысоких уровнях человек репетирует выступление и ему помогают с формулировкой. Так и готовятся на этих уровнях, стыдиться тут нечего.

Если английский нужен вам на работе каждый день, посмотрите, как мы учим английскому для совещаний и звонков. Занятия там строятся вокруг ваших рабочих ситуаций.

Как подготовиться к совещанию, чтобы фразы выходили сами?

Всё это вы сделаете сами. Одного так не получить: собеседника, который перебьёт вас, не согласится или спросит то, чего вы не ждали. Мы учим говорить по-английски, и на занятиях один на один, онлайн, разговор идёт в обычном темпе. Преподаватель не ждёт от вас идеальной фразы, а помогает договорить начатую. С чего начать именно вам, преподаватель скажет на пробном занятии.

Свой уровень можно узнать и без заявки. В тесте на уровень английского 26 заданий, а в конце вы увидите результат и разбор ошибок.

Читайте такжеАудирование английского языка: как научиться понимать речь на слухПонимать коллег на слух учатся отдельно от разговора. Как тренировать слух на английскую речь, разобрано в статье об аудировании.